Signatur macht digitale Rechnung zur Urkunde

Rechnungen nur noch elektronisch zu verschicken spart Zeit und Geld. Dank qualifizierter Signaturen gibt auch das Finanzamt seinen Segen.

Geht eine Rechnung in digitaler Form ein, so muss diese durch eine elektronische Signatur als urkundliches Dokument ausgewiesen werden. Erst dann ist eine Rechnung vorsteuerabzugsf?hig. Die Pflicht des Rechnungssteller besteht darin, die Forderung mit einer digitalen Unterschrift zu versehen. Im Gegenzug dazu muss der Empf?nger diese Signatur überprüfen. Wie diese auszusehen hat, schreibt in Deutschland das Signaturgesetz vor.

Hierbei bietet der Gesetzgeber verschiedene Verfahren an wie zum Beispiel S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) oder Secure Edifact. Dabei erh?lt der Rechnungsversender von einem neutralen TrustCenter ein Leseger?t und eine SmartCard, auf der ein individuelles Schlüsselpaar (privater und ?ffentlicher Schlüssel) gespeichert ist. Bei besagtem TrustCenter sind die genaue Identit?t des Unterzeichners sowie der ?ffentlichen Schlüssel hinterlegt. Der Rechnungsempf?nger muss im Gegenzug die Signatur über einen Public Key entschlüsseln und archivieren. Dafür wird die Prüfsumme für die Nachricht berechnet und mit dem empfangenen Hashwert verglichen.

Eine übereinstimmung beweist die Unversehrtheit der eingegangenen Rechnung

Die Funktionen ,,signieren" und ,,verschlüsseln" erfolgen mit der Signaturkarte. Archiviert werden müssen die Belege auf beiden Seiten, und zwar für zehn Jahre und in unab?nderlicher Form, beispielsweise im gesicherten PDF-Format auf einer CD-ROM. Auch das Zertifikat als Nachweis der Echtheit und Unversehrtheit der Daten bedarf der Archivierung.

Um die Buchhaltung zu entlasten sollten Anwender ganzheitliche L?sungen einsetzen, die sowohl papierbasierte Rechnungen verarbeiten als auch elektronisch signierten Datenaustausch zulassen.

Die für eine digitale Signatur erforderliche SmartCard inklusive Leseger?te und Software kann bei der ?rtlichen IHK angefordert werden und wird nach der Personalisierung von einem TrustCenter geliefert. Ob das Zertifikat einer Rechnung gültig ist, kann der Rechnungsempf?nger bereits mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader (ab Version 6) überprüfen.

Die wesentlichen Vorteile solcher digitalen Rechnungen sind:

Kosten für Papier, Ausdruck und Porto entfallen (mittlere Kostensenkung um bis zu 80%)
erhebliche Zeiteinsparungen
Verringerungen der Kosten für die Erfassung und Prüfung der Papierrechnungen
die gesetzeskonformen Signatur erm?glicht es den Vorsteuerabzug geltend zu machen, ohne zus?tzlich Vorlage der Papierrechnung
ansehnliche Zinsgewinne k?nnen erzielt werden
vollautomatische Archvierung elektronischer Rechnungen führt zu einer effizienteren und komfortableren Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Quellen: Computerzeitung Nr. 39-2005 / Creditreform 4/05

übersicht über von RegTP zugelassenen TrustCentern: